Ledelsesmæssig kommunikation - Definition
" Generelt svarer ledelseskommunikation til interaktionerne mellem virksomhedens ledelse og organisationen. Mere specifikt mellem manageren og hans team.
Denne ramme er ansvarlig for at overføre information og direktiver fra højere hierarkiske niveauer, understøtte intern kommunikation , destillere beskeder relateret til hans egen ledelse for at opnå sit teams engagement osv. Det er baseret på specifikke færdigheder, der gør det muligt for en leder at overføre et budskab effektivt. ."
Denne øvelse kan være vanskelig. Dels af denne grund er mange fagfolk utilpas med denne opgave. Denne mangel på tillid skyldes også, at ledelseskommunikation kræver et minimum af træning. Et minimum ikke altid garanteret.
Hvad er udfordringerne ved ledelseskommunikation?
Kommunikation er grundlaget for ethvert forhold, uanset hvad det er. Mennesket kan ikke ikke kommunikere. Interaktion med andre er en del af dets primære funktion.
I erhvervslivet er det afgørende for lederen at mestre denne øvelse. Ikke kun for at blive forstået af dem omkring ham, men også at udføre sin mission.
Hvad skal man kommunikere? Hvornår ? Hvem? Disse spørgsmål finder et svar i sammenhængen i de gennemførte handlinger. For eksempel, hvis medarbejdere har handlingsplaner knyttet til den generelle strategi, skal den mellemliggende leder, der har ansvaret for at styre disse mennesker, holde dem informeret om strategiens overordnede resultater og om eventuelle perifere oplysninger, hvis den ikke er. Er ikke fortrolig.
God ledelseskommunikation vil således blandt andet sigte mod:
- informere effektivt sine medarbejdere, udveksler, dialoger med dem,
- vedligeholde forbindelsen mellem virksomhedens forskellige lag (topledelse, mellemledere, lokale ledere, medarbejdere osv.)
- dele oplysninger mellem forskellige tjenester , deltage i virksomhedens ånd og styrke medlemskab i en og samme organisation, arbejde for kollektiv intelligens, samarbejde og innovation,
- relæ , at dele virksomhedens kultur, værdier, strategi,
- føre transformationer til succes ved at give mening til de missioner og opgaver, der er betroet,
- klart og præcist definere opgaverne for bedre effektivitet, især gennem definitionen af SMART -mål,
- bringe folk tilbage til virksomhedens hjerte ,
- skabe et klima af tillid og en god teamsammenhængskraft ,
- motivere effektivt, inspirere, involvere, opmuntre, lykønske …
Hvordan kommunikerer lederen?
Ledelseskommunikation fungerer i dag under 3 akser:
- aftagende : fra lederen til hans medarbejdere,
- stigende : fra lederen til hans hierarki,
- tværgående : fra lederen til organisationens øvrige ledere / afdelinger.
Påkrævede færdigheder
Lederen skal være i stand til at mobilisere et vist antal færdigheder og kvaliteter til effektivt at kommunikere med sit team.
- Aktiv lytning - For at blive lyttet til og hørt, er det frem for alt nødvendigt at vide, hvordan man lytter til den anden opmærksomt og på en ikke-direktiv måde, så sidstnævnte kan udtrykke sig i fuldstændig frihed, uden frygt for forhastet dom og uden pres. At lytte aktivt betyder at vide, hvordan man dekoder ikke-verbalt sprog og tilpasser din kommunikation, for at høre ud over de udtrykte ord. En vigtig færdighed, når det kommer til at guide mennesker.
- Evne til at kommunikere med andre - Vær tilpas med andre eller offentligt, turde at tale, forstår at sige nej, kender de forskellige typer personligheder og ved, hvordan man identificerer dem for at tilpasse din kommunikation, finde de rigtige ord og det rigtige tidspunkt til at udtrykke, hvad vi nødt til at videregive … Det er alle elementer, som lederen perfekt skal mestre inden for rammerne af sin mission.
- Følelsesmæssig intelligens og empati - Genkend, kontroller og brug dine følelser klogt til mere flydende kommunikation og relationer. At være fuldstændig opmærksom på, hvad den anden kan føle, giver lederen mulighed for at tilpasse sig enhver situation. Empati hjælper på sin side med at etablere et reelt klima af tillid og ægthed, som er afgørende for menneskelig ledelse.
- Karisma og selvhævdelse - At vove at tage sit sted og hævde sine valg er afgørende, når man indtager en ledelsesmæssig stilling. For at inspirere, motivere, blive hørt og respekteret skal lederen vise karisma og lederskab.
Hvad understøtter?
Kommunikation kan være skriftlig eller mundtlig, adresseret til en eller flere modtagere, være mere eller mindre formel, af organisatorisk karakter (definition af opgaver / mål, evalueringer osv.) Eller interpersonel (udvekslinger uden henvisning til de forskellige positioner / hierarkiske niveauer: diskussioner mellem kolleger osv.).
Lederen vil således sørge for at tilpasse sin støtte i henhold til meddelelsens formål, de omstændigheder, hvorunder den overføres, personligheden / funktionerne hos hans / hendes samtalepartner.
- Mails : at videregive oplysninger / dokumenter, der er nødvendige for korrekt udførelse af opgaver (invitation til en kortfattet deling af dagsordenen for ethvert møde, tal og data osv.).
- Kurere : hovedsageligt forbeholdt meget lovligt regulerede formål (omorganisering, overførsel, forhøjelse, kontraktlige opsigelser, afskedigelse, indkaldelse til ordre og andre sanktioner osv.).
- Telefon : at indhente oplysninger hurtigere end via e -mail, at videregive vigtige og presserende data …
- CSR, intranet, sociale netværk : at udveksle dokumenter, oplysninger, uddannelsesmateriale osv. Vær dog forsigtig med at indramme deres anvendelse for at undgå glidning, afhængighed, overforbrug …
- Kollektive møder : morgenmøder, sessioner til refleksion, fremskridt, status over kommende eller aktuelle projekter, seminarer osv.
- Individuelle møder : årlige interviews, individuel feedback osv.
- Konstruktiv feedback : for at motivere og opmuntre, korrigere om nødvendigt kurset, men også for at modtage feedback fra medarbejderne.
- Teambuildingsessioner : at få alles virkelige personligheder frem, øge følelsen af at tilhøre teamet, styrke samhørigheden, fremme samarbejde og kollektiv intelligens.
- Uformelle møder : for at forene gruppen, lære dine medarbejdere og kolleger bedre at kende …
Hvilken rytme?
Det er svært at definere en bestemt rytme for optimal ledelseskommunikation. Afhængigt af aktiviteten, organisationens / virksomhedens størrelse, medarbejdernes geografiske spredning, kan udvekslingstempoet variere meget.
Det er dog vigtigt at kommunikere regelmæssigt. Lederen kan definere regelmæssige og strukturerede kollektive og individuelle møder - hvis dato og formål vil blive kommunikeret til de involverede medarbejdere, men også være i stand til at placere et interview på den daglige eller ugentlige dagsorden, hvis behovet opstår. Faktisk eller i tilfælde i nødstilfælde, uforudsete.
Rytmen på de forskellige punkter kan således artikuleres som følger:
- dag til dag - Leder og samarbejdspartnere mødes.
Mål: at starte dagen og tage et hurtigt kig på de opgaver, missioner og igangværende projekter.
For eksempel inviteres hvert medlem af teamet til at sige, hvad han gjorde dagen før, de mål, han nåede, de projekter, han vil arbejde med i løbet af dagen, eventuelle vanskeligheder, han støder på.
Disse relativt uformelle interviews (eller briefs) finder normalt sted, altid på samme tid. Hver medarbejder har cirka 1 minut til at sige, hvad de har at sige. Det kan også være en mulighed for manageren at motivere sine tropper via en anekdote, en positiv tanke … For mere effektivitet skal alle teamets medlemmer være til stede og deltage - fysisk eller praktisk talt gennem en call / visio -konference, en e -mail med præsentation deres arbejde, hvis de ikke kan andet.
- ugentlig - Leder og samarbejdspartnere mødes.
Mål: at gøre et mere præcist punkt om fremskridtet (definer på forhånd de indikatorer, der vil blive brugt), at fastsætte frister og mål for den kommende uge.
Tanken er at involvere medarbejdere i visse strategiske beslutninger for at give missionerne mening. Ideelt set vil disse relativt formelle ugentlige møder sidde omkring et bord og vare maksimalt 1 til 2 timer. De samler alle medlemmer af teamet.
- månedlige - Leder og involverede medarbejdere mødes.
Mål: foretag en mere formel opdatering af månedens fremskridt og definer målene for den kommende måned, opdater indikatorerne, rediger skemaerne og projektfrister, hvis det er nødvendigt. Det kan også være et spørgsmål om at gøre status over enhver igangværende træning / coaching.
Disse møder vil fortrinsvis finde sted om morgenen for at maksimere deres effektivitet og vil vare 1 til 2 timer. Det er ikke obligatorisk at indkalde alle medlemmer af teamet. Lederen vil gøre dette i henhold til teamets driftsform og virksomhedens praksis.
- årligt - Leder og samarbejdspartnere mødes individuelt, eller hele teamet / virksomheden mødes.
Mål: årlige vurderingssamtaler for lederen og hver af hans medarbejdere, virksomhedsseminar, teambuilding -session, specifikke arrangementer …
Seminarer, teambuildingsessioner og andre årlige arrangementer afholdes på stedet eller udenfor og samler alle teammedlemmer, alle medarbejdere osv. ifølge konteksten.
De årlige evalueringer har en meget præcis ramme og udføres efter specifikke regler.
