Hvad er personaleledelse?
I daglig tale er personaleledelse og personaleledelse undertiden forvirret.
Mens HRM dækker begreber om strategi, udvikling og mobilisering af menneskelige ressourcer, henviser personaleledelse, også kaldet personaleadministration, til det mere rent administrative aspekt ved medarbejderledelse.
Dette vedrører alle opgaverne med administration og daglig forvaltning af kontraktforhold mellem medarbejdere-erhvervslivet, kollektivt og individuelt, fra deres indtræden til de forlader arbejdsstyrken.
Personaleadministrationens missioner
Væsentlig, så snart medarbejdere er ansat, kan den administrative ledelse af personalet styres, afhængigt af virksomhedens type og størrelse, af ledelsen, regnskabsafdelingen, HR -chefen eller en dedikeret afdeling.
Det dækker et bredt indsatsområde:
- Håndtering af individuelle og kontraktlige filer for hver medarbejder : færdiggørelse, overvågning og arkivering af alle administrative og juridiske forpligtelser, fra indrejse til afgang af hver medarbejder (ansættelseskontrakt og ændringer, lægeundersøgelser, lønsedler, uddannelsesattester, ændringer i situation osv.)
- Håndtering af arbejdstid og fravær : betalt ferie, sygdom, uddannelse, RTT, overarbejde, skemaer …
- Håndtering af lønninger, sociale bidrag og lønningsliste : dataindsamling, beregning, betaling, udgave af obligatoriske dokumenter mv.
- Håndtering af obligatoriske periodiske administrative erklæringer og forhold til offentlige forvaltninger, sundhedsforsikring, private forsikringer (gensidig, forsørgelse …)
Hvad er udfordringerne for den administrative ledelse af personale?
Personaleledelse handler imidlertid ikke kun om at fuldføre administrative formaliteter: den reagerer på store udfordringer.
- Juridisk problem: Juridisk og skattemæssig manglende overholdelse kan være meget dyr
Personaleadministrationen sikrer korrekt opfyldelse af de forskellige administrative, juridiske og skattemæssige forpligtelser og vedligeholder dokumenterne, der beviser deres overholdelse: erklæringer til de forskellige organisationer, overholdelse af forpligtelser og forpligtelser med hensyn til arbejdstid, orlov, løn osv.
Dette er en nødvendig forudsætning for at undgå økonomiske og endda kriminelle sanktioner, som ofte er tunge i tilfælde af kontrol (endda automatisk) og potentielt katastrofale med hensyn til image.
- Socialt spørgsmål: centrale processer for virksomhedens drift og medarbejdertilfredshed
Ansættelser, lønninger, overførsler, forfremmelser …: respekt for procedurer og rettigheder, effektivitet og lydhørhed for personaleledelse om disse emner er afgørende for medarbejderne.
Overholdende personaleadministration giver ikke nogen bonus : den opfylder det minimum, der forventes af medarbejderne. På den anden side er virkningen af mangelfuld personaleledelse umiddelbar: tvister, afgange, forværring af det sociale klima og motivation …
Effektiv personaleledelse er B-A-BA for et godt arbejdsgivermærke og en effektiv organisation.
- Økonomisk og strategisk spørgsmål: nøgledata for virksomheden
Personaleadministrationen administrerer, leverer og vedligeholder de data, der er vigtige for strategiske beslutninger: personaleforvaltning, fravær, lønninger og andre omkostninger, der repræsenterer en væsentlig del af virksomhedens budget … Det leverer pålidelige data til socialrapporten, HR -dashboards og alle undersøgelser nødvendigt for at analysere virksomhedens sociale situation og træffe velinformerede beslutninger.
Kort sagt: personaleadministration er afgørende for virksomhedens funktion, og er grundlaget for al personalestyring.
Personaleledelse: et krævende område
Hvis personaleledelse har mistet sin legitimation, da HR bliver strategiske partnere, ville det være en fejl at ignorere din personaleadministration.
Dets organisation og professionalisering fortjener lige så meget opmærksomhed som andre centrale HR -områder som rekruttering eller GPEC.
Personaleadministration kræver særlige færdigheder:
- ekstrem stringens : talrige forpligtelser med strenge frister, nogle gange komplekse beregninger, der påvirker følsomme elementer såsom lønsedlen for hver medarbejder eller virksomhedens skat og lovlig overholdelse … Fejl eller forsinkelser kan have alvorlige konsekvenser.
- etik og en stor følelse af fortrolighed : afgørende ved håndtering og lagring af følsomme data for hver medarbejder og for virksomheden.
- avancerede tekniske færdigheder : Langt fra anvendelsen af automatiske systemer er personaleadministration et komplekst område med mange og skiftende regler, der kræver grundig analyse og forskning. Hyppige lovgivningsmæssige og lovgivningsmæssige ændringer kræver konstant overvågning og opdatering af viden.
- en evne til at være en kraft til forslag og forventning : forudsigelige ændringer, muligheder for optimering for at minimere omkostninger, advarsler om drift … Godt personalechef skal have et meget detaljeret kendskab til virksomheden og dens sektor, dets juridiske miljø, sin strategi, dens HR og økonomiske spørgsmål, dens udsigter og begrænsninger. Det er ikke tilfældigt, at denne funktion ofte udføres af iværksætteren i små strukturer.
Hvilke løsninger til kompatibel og effektiv ledelse?
God personaleledelse er uundgåeligt dyrt. Men afhængigt af dit budget, størrelsen på din virksomhed, kan du overveje forskellige metoder:
- I alle tilfælde, overlade din personaleadministration til fagfolk : rekruttere eller investere i uddannelse til at opgradere dine medarbejderes færdigheder, outsource visse opgaver (indgående ur- og / eller lønberegning, redigering og afsendelse af nyhedsbreve, udarbejdelse af sociale erklæringer, styring af udgiftsrapporter, beregning af orlov osv.).
- Hvis din personaleledelse ledes internt, sørg for at implementere de nødvendige midler : regelmæssig uddannelse, deltagelse i konferencer, informationsmøder arrangeret af faglige filialer, juridisk rådgivning eller revisorer, abonnementer på professionelle websteder og tidsskrifter …
- Invester i værktøjer, der muliggør standardisering eller endda automatisering af visse opgaver kan spare dig dyrebar tid på tidskrævende aktiviteter uden merværdi og begrænse risikoen for fejl. Forvent markedet, foretag en cost / benefit -undersøgelse: der er løsninger til alle budgetter og forretningsstørrelser. Fra simpel tidsstyring eller lønsoftware til fuld HRIS kombineret med et samarbejdende intranet, der giver hver medarbejder mulighed for at indtaste deres feriedatoer og udgiftsrapporter. Nyttige værktøjer til driftsstyring, arkivering, overvågning og analyse af indikatorer, opbygning af dashboards, sociale rapporter, unikke årsrapporter mv.
- Pas på, at din personaleadministration ikke ligger hos en person : Vær forberedt på ethvert fravær eller afgang ved at sikre deling af viden, træning af back-ups, skrive alle procedurer …
Forsømmer den administrative ledelse af personale på den måde "forvaltningen vil følge "er en stor fejl. Personaleledelse, langt fra klichéer, passer perfekt ind i virksomhedens overordnede strategiske tilgang. Og dette er desto mere sandt, efterhånden som virksomheden vokser, og omfanget af personaleadministrationsopgaver bliver mere komplekse.
