Ved at samle mange udstillere og åbne for et stort publikum af eksperter - eller i det mindste specialister inden for det nævnte område - har disse eventmøder til formål at fremme og udvikle på et og samme sted - generelt over en kort periode - udvekslinger mellem fagfolk i samme sektor af aktivitet.
Resumé
- Hvorfor udstille på en messe?
- - Hvad er fordelene ved denne type arrangementer?
- De vigtigste faser
- - Inden arrangementet - forberedelse af showet
- - Under arrangementet
- - Efter operationen
Hvorfor udstille på en messe?
Disse begivenheder, i kraft af at de samler udbud og efterspørgsel efter den samme begivenhed, er store muligheder for at gribe! Som altid, på betingelse af at du omhyggeligt forbereder din deltagelse og ikke overlader noget til tilfældighederne!
En tilstedeværelse på en messe er ikke et værktøj forbeholdt kommunikationsafdelingen. Det er en meget relevant løftestang for flere afdelinger i virksomheden. Selvfølgelig først og fremmest sælgerne, men også produktcheferne, markedslederne, designkontorcheferne osv. Identificering af nye kundeemner, opbygning af kundeloyalitet, møde nye partnere, følelse af markedstendenser, muligheder for at blive grebet eller holde sig ajour med de nyeste innovationer … Dette er alle muligheder, der tilbydes ved deltagelse i en messe!
Hvilke fordele byder en messe på?
Blandt de mange interesser, der skal udstilles på en messe, finder vi:
- virksomhedens synlighed: det faktum at være til stede på kommunikationsmedierne på en messe udvider i høj grad synlighedsområdet for en virksomhed. Disse understøttelser vil faktisk blive distribueret til mange besøgende og dermed øge kontaktmulighederne for virksomheden. Derudover, hvem siger stand, siger kommercielle brochurer og andre kommunikationsmedier, der er specifikke for udstilleren (reklameobjekter, prøver osv.). Disse støtter er afgørende i denne henseende, i passende mængder og optimeret til lejligheden. Deltagelse i en sådan begivenhed kan i øvrigt give troværdighed til en ny enhed på markedet.
- præsentation af nye produkter / tjenester: et messe er en gylden mulighed for at vise et panel af potentielle kunder eller aktører, der er eksperter på området, en ny knowhow eller en innovation (modeller, prototyper, demonstrationer, filmvisning eller under offentlige præsentationer eller konferencer arrangeret af stuen ).
- møde med nye kundeemner: mange besøgende på showet er potentielle købere. Det er en unik mulighed for at nærme sig og erobre dem!
- kunde loyalitet: blandt de besøgende er nogle allerede kunder hos udstilleren. Et show kan derefter være en chance for at skabe stærkere relationer til dem, at give dem specifikke tilbud / rabatter i forbindelse med showet osv. Kort sagt for at beholde dem i din klientbog og frem for alt for at få dem til at blive der!
- væve nye synergier: professionelle arrangementer er en unik mulighed for at interagere med nye partnere fra forskellige baggrunde (leverandører, investorer, sponsorer osv.).
- humanisering af relationer: her er en fantastisk mulighed for at udveksle med sine kunder / leverandører / forretningspartnere på en mere menneskelig måde (omkring en drink, i en frokostpause, en middag, en cocktail osv.) og nogle gange endda endeligt at sætte et ansigt på en kontakt !
Deltag i en messe - de vigtigste trin
Deltagelse i en messe er virkelig som et projekt. Frem for alt burde det være vælg omhyggeligt de professionelle begivenheder, der skal deltage i baseret på dine mål og strategi. Så kommer forberedelsestiden: Hvem skal deltage? Hvilke kommunikationsværktøjer vil blive brugt? Hvilke billeder? Hvilket stativ at vælge?… At opbygge en retroplanlægning vil være passende for at få en god overblik over de kommende opgaver, deres organisation med hensyn til tidsplan, varighed, midler osv.
På dagen skal hver tilstedeværende medarbejder kende deres rolle. Kommercielle brochurer og andet reklamemateriale skal være klar. Det attraktive og velplacerede stativ.
Når dørene til showet er lukket og stativet demonteret, kommer der et arbejde med debriefing, feedback og omhyggelig overvågning for at få de bedste fordele ved denne begivenhed.
Inden begivenheden: Forbered dig på showet
En messe kan ikke forberedes i sidste øjeblik. Generelt er det organisationen, der skaber showet, der guider udstillere på deres rejse. Tilmelding til en professionel begivenhed som udstiller sker normalt måneder i forvejen. Nogle demonstrationer er drakoniske i organisationen og tolererer ikke forsinkelser. Det er derfor vigtigt at være godt informeret om at gøre det på forhånd! Jo mere forhånd registreringen foretages, desto større er chancerne for at få en stand, der er ideelt placeret og korrekt konfigureret. Først registreret, først til mølle (i henhold til individuelle budgetter og muligheder, selvfølgelig!).
Tidligere er det vigtigt at ordentligt fastsæt målene i forbindelse med denne begivenhed. Valget af showet vil blive truffet i henhold til disse: aktivitetssektor, tema, sted, datoer, workshops / konferencer / mulige debatter osv. Det er derefter nødvendigt at bestemme de midler, der vil blive tildelt: budget, menneskelige ressourcer, materialer osv.). Ideelt set er udnævnelsen af et "show" projektteam, der samler mennesker fra forskellige afdelinger (marketing, kommunikation, salg osv.), Der vil pilotere projektet som helhed, en garanti for succes. Især da der generelt planlægges et show fra det ene år til det næste.
Når alt dette er valideret, er det tid til at handle!
Retro tidsplan
Dette er det væsentlige værktøj til at forberede en messe! Faktisk er datoen, idet det nøjagtige sted sjældent kan ændres (under alle omstændigheder på grund af udstillerne), det er vigtigt at starte derfra med tilbagevirkende kraft at udfolde al planlægning af projektet "deltagelse i et sådant show".
Normalt er trinene som følger:
- registrering fra virksomheden til arrangementet
- reservation af stedet: placeringen af standen på messen samt dens størrelse er hovedsageligt et spørgsmål om budget.
- stativkonfiguration i henhold til placering: afgørende skridt til succes, at arbejde med det næste trin!
- møbel- og dekorationsreservation : standen vil være virksomhedens identitet i hele showets varighed. Det er derfor vigtigt at passe på designet, farverne, atmosfæren i sidstnævnte.
- reservation af hoteller og mulig transport for holdet, der vil være på standen
- verifikation af gyldigheden af identitetskort / pas / visa nødvendigt (vær opmærksom på administrative forsinkelser)
- forberedelse af kommunikationsmedier (brochurer, visuals, firmalogo, skiltning, reklameartikler, modeller, prototyper, visitkort, firmafilm osv.)
- starte kommunikation (sociale netværk, forsendelser, reklameindlæg osv.) samt invitationer
- træne og orientere holdet hvem der skal stå på standen
Tjekliste
I dagene forud for showet til dagen før begivenheden er et par kontroller nødvendige:
- placering og komplette møbler
- tildeling af hotelværelser og rejsebilletter
- distribution af badge til adgang til loungen og andre klistermærker til køretøjer
- verifikation af pap, brochurer og andre kommunikationsmedier
- konstitutionskarton "kit til alt": saks, penne, tape, hæfteklammer, lim, papirer, papirhåndklæder, papirhåndklæder, fade, rengøringsmidler osv.
- kontrollere forbindelserne på stativet
- briefing dress-code: med, altid i den ånd, som teamet til stede på showet repræsenterer image af virksomheden!
Under arrangementet
At drive en bod på en messe stopper ikke ved at blive bag din skranke, før en besøgende ønsker at nærme sig! Så her er nogle ideer til et vellykket show:
- have din stand klar, så snart showdørene åbner
- gå til besøgende og byde dem varmt velkommen (vær imødekommende og smilende, undgå den honningstilede stil)
- tilbyde kaffe og små bagværk eller andre lokale produkter
- noter på et dokument, der er leveret til dette formål, hver kontakt oprettet (navn, kontaktoplysninger, firma, funktion, anbefaling, der skal følges efter showet osv.) for at holde sin kundefil opdateret og udvide den.
- opdag standerne til andre udstillere (dette kan give ideer til en fremtidig deltagelse, men giver også mulighed for at lave et diskret ur på en defineret sektor)
- animere eller deltage i showets forskellige aktiviteter: konferencer, debatter, workshops osv.
- forblive aktiv og dynamisk, indtil messedørene lukker (intet mere uoverkommeligt for en besøgende at se en udstiller folde sin stand før tiden)
Efter operationen
Når begivenheden er gået, slutter arbejdet ikke der. Forretningskontakter, dokumentationsanmodninger og lignende skal behandles straks. For at gøre dette er det tilrådeligt at stole på det dokument, der er udfyldt af de forskellige medlemmer af showteamet.
En debriefing vedrørende deltagelse i showet er også afgørende for at tage højde for eventuelle hikke for at rette op på dem og blive endnu bedre næste gang!
