Briefingmødet er et meget interessant værktøj til at være så tæt som muligt på dine medarbejdere. Det har en dobbelt fordel: giver dig mulighed for øjeblikkeligt at kommunikere vigtige fakta og involvere dit team endnu mere. Efter en mere detaljeret tilbagebetaling af dette instruments interesse foreslår vi dig at fokusere på god praksis i sagen. Målet: at du konkret kan bruge briefen i din ledelse.
Hvad er team briefing?
Dette er en direkte kommunikationsform med alle dine medarbejdere, svarende til et mini -møde. Det er kendetegnet ved en uformel side hvor udveksling er prioriteret . Alle kan udtrykke sig om emnet / temaerne, du lancerer, stille spørgsmål …
Med hensyn til modaliteterne står deltagerne lige så godt som stående. Du har måske hørt om den stående møde teknik. Godt, det er normalt gjort til team briefings!
Hvorfor bruge dette værktøj?
Samlet set bruger du dette administrationsværktøj enten på en tilbagevendende og organiseret måde - eks. hver mandag for at gøre status over den kommende uge og den sidste - enten ad hoc når der opstår et behov for information (ledelsesbudskab til at formidle, uforudsete hændelser osv.).
Ved planlagte møder, teammedlemmer har normalt mulighed for at anmode om tilføjelse af temaer på dagsordenen.
Interesse for orienteringsmøder
Lad os nu se de vigtigste fordele:
- sende en besked ved straks at indsamle feedback fra teamet,
- foregribe dysfunktioner eller find hurtige løsninger,
- involvere mennesker i kollektiv succes og udvikle deres følelse af tilhørsforhold,
- tilføre virksomhedskulturen ved at dele en vision, missioner,
- indsamle ideer og forslag fra dine medarbejdere,
- foregribe rygter tage føringen gennem klar og utvetydig kommunikation,
- give alle mulighed for at kende andres rolle på holdet,
- lette teamkoordinationen ,
- foretage en effektiv opdatering af opgavernes forløb af hver og opnåelse af kollektive mål,
- re-mobilisere tropperne ,
men også for at styrke dit lederbillede !
Det korte er faktisk et kraftfuldt ledelsesværktøj til at bringe dig tættere på dine medarbejdere . Det er endda vigtigt i din aktivitet som leder.
Sådan gennemføres et team brief
Frekvens
Hvis din brief er planlagt, det kan afholdes hver uge . Bemærk, at nogle ledere organiserer en om dagen. Måles i henhold til problemerne, teamet, konteksten osv. Mødets hurtighed og pragmatiske karakter går ind for hyppig brug.
I tilfælde af ekstraordinær kommunikation forhindrer intet dig i at fremprovokere et mini -møde mellem 2 planlagte briefs.
Varighed
En brief er per definition kort. Tillad maksimalt 30 minutter.
Pas på ikke at gøre det til et "klassisk" møde med endeløse debatter.
Placere
Det er meget almindeligt at holde denne udveksling inden for arbejdsområdet for dine samarbejdspartnere. Denne praksis har fordele og ulemper. En af fordelene er forstærke den hurtige, uformelle side uden at have et "møde" . På den anden side er risiko er ikke at fange alles opmærksomhed fuldt ud fordi sidstnævnte, der er tæt på deres arbejdsstationer, muligvis ikke fjerner hooken helt. At se derfor i henhold til konfigurationen af lokalerne.
I nogle tilfælde gør et afsondret rum nær arbejdsstationerne tricket meget godt.
I tilfælde af at medarbejderne forbliver på plads, insisterer på at stoppe deres aktiviteter , aktiver viderestilling af opkald osv. Kort sagt, gør alt for ikke at blive forstyrret.
Hold møder stående har mange fordele: Undgå at bruge tid på detaljer, så du kan afbryde dig selv fra din aktivitet ved at indtage en anden position end at sidde foran computeren.
Antal deltagere
For at lette udvekslingen må du ikke overstige ti deltagere. Hvis du leder et stort team, skal du beholde flere trusser (efter afdeling, efter projekt osv.) i henhold til den mest relevante gruppering i henhold til de emner, der behandles og problemstillingerne.
Forberedelse
Quick point betyder ikke mangel på forberedelse. Forvent spørgsmål, indsaml vigtige data osv. til gøre briefingen så effektiv som muligt og styrke dit image som professionel leder.
Bedste praksis for en vellykket briefing
- Meddel på forhånd de emner, der er omfattet, målene samt hvad du forventer af hver enkelt . Da der søges hurtig effektivitet, skal du straks fange publikums opmærksomhed. Brug en annonce eller chokerende sætning som: "Du har udført et ekstraordinært stykke arbejde", "En kæmpemulighed rækker ud til os", …
- Liste hurtigt mundtligt på et whiteboard eller flipover (se metodefilen om brug af flipover) de emner, du ønsker at adressere
- Angiv den maksimale varighed
- Bed dine medarbejdere om at udtrykke sig for at indsamle deres feedback , monopoliser ikke gulvet. Vær forsigtig med ikke at åbne en endeløs debat under briefen, i modsætning til dens formål. Indsaml oplysningerne, og planlæg et dedikeret møde for at løse problemet.
- Vis en reel vilje til at lytte og ikke lade som om . Du vil ikke narre dine teammedlemmer længe til at tro, at du er opmærksom på, hvad de siger. Konkret, hvis der ikke tages hensyn til forslag eller eskalering af problemet, vil de næste trusser være sterile. Tværtimod gør status over fremskridtene efter at have taget hensyn til bemærkningerne.
Denne fil refereres til i: Administrationsværktøjer
