Flere og flere virksomheder oplever fjernarbejde for visse medarbejdere - nogle gange for alle deres medarbejdere. At opgive modellen for et traditionelt arbejdsmiljø medfører uundgåeligt en ændring i ledelsesmetoder, metoder og sædvanlige processer.
Håndtering af et virtuelt team kræver en række værktøjer og specifik ledelsesmæssig praksis.
Hurtig navigation
- Hvad er et virtuelt team?
- De fire dimensioner af et virtuelt team
- Nøglerne til at styre sådanne teams
- Praktiske tips til styring af geografisk spredte medarbejdere
Hvad er et "virtuelt" team?
Det er først og fremmest interessant at huske, hvad et team er, uanset om det er virtuelt eller ej. Et team er en gruppe individer, der arbejder sammen i samme retning. Den eksisterer kun gennem sine missioner, sine projekter, sine kollektive mål. Alle identificerer sig selv som en del af den samme enhed. Alle handler i gruppens interesse under ledelse af en leder.
Et hold siges at være "virtuelt", når dets medlemmer ikke alle arbejder fysisk samme sted og på samme tid. Det er derfor et spørgsmål om at arbejde sammen, men hver for sig. Sammen i den forstand, at hele holdet går i samme retning, mod det samme mål. Separat, fordi ikke alle medarbejdere deler det samme kontor, det samme miljø, de samme arbejdstider osv. og mødes faktisk ikke meget sjældent.
Der findes flere typer af såkaldte "virtuelle" teams. Det kan handle af teams, hvis medlemmer alle er i det samme geografiske område, men arbejder - regelmæssigt eller fuld tid - fra et sted, der ikke er virksomheden. Nogle arbejder hjemmefra, andre er fans af coworking -centre, endnu andre rejser rundt på planeten som en del af deres missioner og kommunikerer fra deres nuværende arbejdsplads. Nogle gange har teamet ikke noget fast og permanent mødested.
Med fremkomsten af nye teknologier, især inden for kommunikation, lærer medarbejdere i virtuelle teams at arbejde sammen, mens de er alene, mod et fælles mål. Tid, rum og organisation omdefineres. Forbindelserne mellem de forskellige medarbejdere i det samme team styrkes takket være nye kommunikationsmåder.
At sammensætte og styre et virtuelt team har naturligvis fordele, men også visse grænser.
Fordele
- Fleksibilitet for teammedlemmer - bedre balance mellem privat og professionelt liv, tilrettelæggelse af arbejdstid, tilrettelæggelse af opgaver osv.
- Reducerede omkostninger til organisationen - infrastruktur, fast ejendom, udstyr, omsætning osv.
- Bedre produktivitet - mindre nedetid, bedre kommunikation …
- Øget tilfredshed fra medarbejdere …
Grænser
- Gruppemedlemskab og identitet svært at gennemføre,
- Gruppesammenhæng nogle gange svært at skabe, vanskelig tillid at installere,
- Vanskeligheder i rekruttere de rigtige profiler , sammensæt det rigtige team,
- Teknologiske forskelle afhængigt af medarbejdernes placering, it -vedligeholdelsesvanskeligheder, meromkostninger til de tjenester, der oprettes i henhold til de geografiske områder osv.
- Kulturelle barrierer, hvis nogen,
- etc.
De fire dimensioner af et virtuelt team
Jessica Lipnack og Jeffrey Stamps har etableret 4 dimensioner, der kendetegner et virtuelt team:
- Formålet med holdet : missioner for at nå et mål og opnå resultater. Dette udmønter sig i engagementet gennem daglige opgaver og missioner for hvert medlem af teamet for at nå et fælles mål. Sidstnævnte er klart defineret, delt og accepteret af alle. Dette resulterer i specifikke roller, ansvar og missioner for hvert medlem af teamet. Målene er således både individuelle og afhængige af hinanden.
- Enkeltpersoner : en leder / leder, medarbejdere, 2 dimensioner - internt og eksternt. Et virtuelt team er ikke bare et sæt teknologier, der hver især er mere udviklet end det andet. Medlemmer af et sådant team skal kunne arbejde på to niveauer: internt (uafhængigt og med andre teammedlemmer), men også eksternt (med partnere uden for teamet - leverandører, kunder, forskellige udbydere osv.).
- Links : interaktioner, interpersonelle relationer via kommunikationsmidler. Teammedlemmer er forbundet via forskellige værktøjer (e -mails, onlinemeddelelser, videokonferencer osv.) For at kunne interagere med hinanden. Disse værktøjer gør det muligt at slette afstanden, lette arbejdet og beslutningstagningen. Medlemmerne af et virtuelt team opbygger således solide interpersonelle relationer og udvikler et klima af gensidig tillid. Grundlæggende elementer for effektivitet og produktivitet.
- Af midlertidighed : en dagsorden / kalender, projekter, en teams livscyklus. Lederen af et virtuelt team vil ikke være i stand til at samle alle dets medlemmer på samme tid samme sted, som han ville med et klassisk team. Han bliver nødt til at håndtere alles dagsordener og tidsbegrænsninger. Hvert medlem på sin side bliver nødt til at gøre den nødvendige indsats for at tilpasse sig så godt som muligt. Det ideelle er at definere dette, så snart teamet er konstitueret, så det kan strejfe, før det finder sin præstationshastighed.
Nøglerne til at styre et virtuelt team
Du administrerer ikke et virtuelt team, ligesom du administrerer et "klassisk" team. Der er et par regler at følge.
Kommuniker effektivt
Kommunikation er grundlaget for ethvert forhold. Når man leder et team af samarbejdspartnere spredt forskellige steder, er det vigtigt at oprette flere kommunikationsværktøjer med specifikke formål:
- dele oplysninger formelle alle andre medlemmer af teamet eller bare nogle,
- chat uformelt med kolleger, som vi ville rundt om kaffemaskinen eller rundt om hjørnet af en gang - f.eks. via Slack,
- udveksle i et møde ,
- overføre et vigtigt element til hele holdet,
- gå videre med et projekt ,
- kommunikere en hastepost direkte til den rigtige person,
- etc.
Det er således vigtigt at definere klart fra begyndelsen af anvendelserne af hvert af de kommunikationsmidler, der stilles til rådighed. Dette undgår enhver efterfølgende misforståelse eller tab af tid i organisationen. Derudover bidrager det til en vis følelse af at tilhøre en gruppe. Hvert teammedlem ved, hvilket værktøj der skal bruges, hvornår og til hvilket formål.
Det er også vigtigt, at alle teammedlemmer kan få adgang til alle de kommunikationskanaler, der er oprettet hurtigt og intuitivt. Der skal tilbydes tilstrækkelig uddannelse til hver medarbejder, uanset om det sker på stedet eller via et videoopkald eller på andre måder, hvorved deltageren fuldt ud og umiddelbart kan tage ejerskab af det pågældende værktøj.
Advarsel : det er vigtigt at sikre kommunikationsmidlernes sikkerhed, især når det kommer til udveksling af fortrolige data.
Administrer projekter
Især er der nedsat et team til at gennemføre projekter.
For dette er det vigtigt at investere i samarbejdsværktøjer , især dedikeret til projektledelse, hvilket gør det muligt at følge deadlines, dele oplysninger, sende underretninger og advarsler, følge alles fremskridt, udstede en ugentlig eller månedlig opfølgende gennemgang med en liste over alt, hvad der skal gøres, af hvem og hvornår.
Brugen af sådanne værktøjer forbedrer ikke kun produktiviteten, men fremmer også kommunikation og udvekslinger mellem de forskellige medlemmer af teamet. Sidstnævnte kan til enhver tid følge deres kollegers fremskridt, indsamle de oplysninger, de har brug for, rapportere om deres egen fremgang osv.
Sortimentet af projektstyringsværktøjer er bredt. Alle vælger den formel, der passer bedst til deres aktivitetsområde, organisationen og deres teams behov.
Mobilisere og motivere tropperne
For at involvere og motivere sine medarbejdere spredt forskellige geografiske steder, skal lederen give maksimal fleksibilitet, autonomi og handlefrihed. Sådanne teams er særligt effektive i frigjorte organisationer, kendetegnet ved en driftsform, der tilbyder en stor del af selvledelse og ansvarlighed over for sine medarbejdere.
Dette betyder ikke, at han må nøjes med at følge projekterne og hans samarbejdspartnere på afstand uden at interagere med dem regelmæssigt. Således er det vigtigt for ham at stimulere en gruppedynamik og opretholde en vis emulering af blandt andet:
- del din vision, giv mening,
- husker de fælles mål,
- opbygge en stærk virksomhed / teamkultur,
- anerkende og værdsætte det leverede arbejde,
- boost de forskellige kommunikationskanaler …
Praktiske tips til daglig ledelse af et virtuelt team
For at maksimere produktiviteten og succesen for et team af geografisk spredte medarbejdere skal lederen bruge de rigtige værktøjer og bruge de rigtige ledelsesmetoder, samtidig med at han har et bestemt antal specifikke kapaciteter. Fra samarbejdsværktøjer til nøglepraksis, her er nogle ideer til styring af et virtuelt team.
Rekruttere de rigtige mennesker
Sammensæt DET rigtige hold . Det, der vil bestå af samarbejdspartnere, der er i stand til at arbejde effektivt eksternt. Tilstrækkeligt autonome, motiverede, ressourcestærke, med en god evne til at kommunikere skriftligt og mundtligt, forstår at styre deres tid effektivt. Og især til hvem man skal have total tillid. Ideen er ikke, at lederen bruger sin tid på at kræve ansvarlighed for at sikre, at jobbet er udført.
Ved rekruttering af disse medarbejdere skal lederen især sikre deres evne til at arbejde i et virtuelt team: tilpas med de kommunikationsmidler, der er taget og indført, ressourcestærke i lyset af eventuelle vanskeligheder eller problemer, der skal løses, men i stand til at bede om hjælp hvis det er nødvendigt.
Skab et tillidsforhold med hver medarbejder
Tillid er grundlaget for ethvert forhold. Dette giver perfekt mening, når lederen og hans samarbejdspartnere kun ser hinanden lejlighedsvis.
Det er vigtigt for lederen at oprette og vedligeholde et særligt link til hvert medlem af det virtuelle team:
- kommunikere individuelt og regelmæssigt med alle,
- kontakte hver medarbejder regelmæssigt for at gøre status over aktuelle projekter og opgaver, men også for at udveksle mere uformelt,
- tilbyde regelmæssige videoopkald for at humanisere forholdet,
- give og bede om feedback,
- etc.
Opret et virtuelt teamcharter
Opret et dokument, der klart definerer teamet og dets driftsregler:
- formål af gruppen,
- definition af virtuelt team ,
- præsentation af medlemmerne : identitet, roller, ansvar, kontaktoplysninger, bopæl osv.
- driftsregler : arbejdsorganisation, kommunikationsproces, informationsdeling og projektledelsesproces, planlægning af formelle og uformelle møder mv.
- mål definition : tilgængelige midler, forventede resultater, anvendte indikatorer osv.
Dette dokument kan også tjene som en støtte for enhver nytilkommen til teamet.
Definer arbejdsprocesser, der er både standardiserede og fleksible
Værktøjer, arbejdsorganisation, proces, kommunikation, udstyr og undertiden møbler og arbejdsmiljø er elementer, der kan pålægges medarbejdere. På den ene side for at lette arbejde og udvekslinger. På den anden side for at pleje følelsen af at tilhøre den samme gruppe.
Standardisering og samtidig overlade tilstrækkelig autonomi og frihed til medarbejderne er en garanti for tillid og konsekvens. Alle er underlagt de samme regler.
Denne konsekvens af manageren over for alle medlemmer af hans team tillader en bedre effektivitet og undgår misforståelser og andre demotiverende faktorer.
Definer forbindelsestidsrum
Sørg for, at blandt arbejdstiderne for samarbejdspartnerne er bestemte tidsrum sammenfaldende, især når medlemmerne af teamet arbejder fra steder med forskellige tidszoner. Lederen kan bruge disse øjeblikke til at organisere udvekslinger mellem alle gruppens medlemmer og / eller til at kommunikere med hele teamet.
Det anbefales at have et flertal af medarbejderne, der arbejder samtidigt over et interval på 3 til 4 timer om dagen i det mindste. Selvom ingen særlig udveksling er nødvendig, gør dette princip det muligt at definere et bestemt medlemskab i den samme gruppe. Medarbejdere føler sig mindre isolerede og kan interagere, hvis det er nødvendigt.
Derudover giver det mulighed for hurtigere og mere effektive problemløsninger, hvis det er nødvendigt.
Byg en teamidentitet
Organiser regelmæssige teambuilding -begivenheder, hvor alle medlemmer af det virtuelle team vil være fysisk til stede. Hvis dette af en eller anden grund ikke er muligt, skal du organisere udfordringer eller helt uformelle videoopkald, hvor teammedlemmer kan lære hinanden bedre at kende. Det kan være interessant at planlægge regelmæssige udvekslinger uden for arbejdet.
- Opret et identisk arbejdsområde for alle (hardware, software, applikationer osv.),
- Involver medarbejdere så meget som muligt i definitionen af de forskellige protokoller
Opret en virtuel kaffemaskine
På kontoret er der mange muligheder for at diskutere og lære dine kolleger bedre at kende, knytte solide arbejdsforhold: hilsener, pauser, kaffemaskine, møder, fødselsdagsfester mv. Når teamet er geografisk spredt, er det vigtigt at skabe muligheder for at gøre det samme på trods af afstanden.
Instant messaging, som er tilgængelig når som helst og for alle medlemmer af teamet, kan tillade både ikke-professionel og professionel udveksling, samtidig med at den samme "lette" tone forbliver, som vi ville bruge, hvis vi delte det samme kontor. Medarbejdere vil f.eks. Kunne fejre fødselsdage eller enhver anden vigtig dato vedrørende deres kolleger, dele deres planer for weekenden eller endda dele deres oplevelser / opdagelser / hobbyer.
Opmuntre til personlig kontakt og interpersonel udveksling mellem teammedlemmer.
Anerkend og beløn det udførte arbejde
For at opretholde motivation og engagement, beløn godt arbejde. Det kan være hensigtsmæssigt at stille udfordringer, som, hvis de vinder, vil give anledning til en belønning: gennemførelse af et bestemt antal projekter, opnåelse af en defineret omsætning, validering af nye færdigheder, tilegnelse af ny know-how osv. Disse belønninger kan være af forskellige typer: bonusser, nye ansvarsområder, invitationer til en bestemt begivenhed, gaver osv.
En sådan tilgang gør det ikke kun muligt at bevare motivationen på et højt niveau, men tillader også, at hver medarbejder føler sig som en del af et rigtigt team.
- Sæt SMART -mål,
- Fremme rollen som alle i gruppen,
- Fejr succeser,
- etc.
Denne fil henvises til i: At være en god leder: praksis og værktøjer - Hvordan administreres et team?
