Forsinkelser på arbejdet eller i møder er almindelige, men det er lederens ansvar at handle, så denne dårlige vane ikke eskalerer og ender med at undergrave effektiviteten af et helt team.
Sen medarbejder, hvornår skal man reagere?
Tabte nøgler, trafikpropper, problemer med offentlig transport, dårligt vejr, langvarig telefonsamtale, hastende at håndtere … Vi var alle sent en dag på kontoret eller til et møde, trods al vores gode vilje.
Over for en medarbejder, der er sent en eller to gange, er det vigtigt for lederen at vise forståelse og et minimum af menneskelighed på disse tidspunkter.
Men hvis det er en vane at ankomme sent, er det tid til at handle. Fordi en efterkommer kan have visse negative virkninger på et team eller endda på en hel virksomhed:
- uorganisering,
- fald i effektivitet og produktivitet,
- forringelse af arbejdsmiljøet,
- spændinger, konflikter i teamet, servicen,
- etc.
Hvordan reagerer man?
Når forsinkelserne bliver regelmæssige, selv dagligt, skal lederen gribe ind, før situationen slipper helt for ham, og tingene eskalerer.
-
Hav en klar politik om forsinkelser
Det første trin er at have en klar og fastlagt tale og politik vedrørende forsinkelser. Hvis intet er fastsat nogen steder, kan medarbejderne tage sig den frihed - nogle gange en fornøjelse - at ankomme, når de vil. Eller i det mindste ikke bekymre dig for meget om punktlighed generelt.
Frem for alt indebærer det at gå foran med et godt eksempel ved at undgå utidige forsinkelser. Lederen, der ønsker at se sine medarbejdere til tiden på arbejde eller i et møde, vil gøre det til et ærespunkt at være punktlig selv.
Derudover skal virksomheden have klar kommunikation om emnet:
- vise generelle arbejdstider,
- præcist angive i medarbejdernes ansættelseskontrakt dage og tidspunkter for start og slutning af dagen,
- angive sanktionerne i tilfælde af manglende overholdelse - uberettiget - af disse tider,
- angiv proceduren, der skal følges i tilfælde af forsinkelse
- redegøre for virksomhedens kontrol af arbejdstiden, hvis det er relevant.
-
Lad din medarbejder vide, at du har bemærket deres forsinkelser
Det er vigtigt for lederen at lade sine medarbejdere vide, at han ikke bliver narret, og at han bemærker deres forsinkelser. Ellers tror de måske, at deres forsinkelser går ubemærket hen eller accepteres.
For at gøre dette er det ikke nødvendigt at påpege din forsinkelse over for en medarbejder, så snart han går ind ad døren. Det er bedre at være mere konstruktiv.
For eksempel er det en vane, at hilse alle sine medarbejdere om morgenen, at lederen kan turnere sine tropper - og dermed lære om fravær eller forsinkelser - og medarbejdere at være fuldstændig klar over, at deres leder er opmærksom på deres fravær. Forsinkelser.
Et andet tip er at gå forbi den afdøde medarbejders skrivebord, når de ankommer. Han vil således ubevidst indse, at hans manager har bemærket hans forsinkelse og vil være mere opmærksom derefter.
På et møde er den enkle kendsgerning at afbryde hans indgriben, indtil den sidste kom til ro, nok til at indikere for sidstnævnte, at hans adfærd ikke er egnet.
Normalt ved blot at lade en medarbejder vide - klart eller på en mere subtil måde - at du har bemærket en forsinkelse, får dem til at være mere opmærksomme i fremtiden.
-
Liste og analysere forsinkelser
Alle forsinkelser har hverken de samme årsager eller den samme natur eller de samme konsekvenser. En medarbejder, der altid ankommer 5 eller 10 minutter sent om morgenen, men forlader sit kontor lige så sent - eller endda betydeligt mere - er ikke et spørgsmål om stat, så længe han ikke er i en position, der kræver upåklagelig punktlighed (kundeservice, reception , butik osv.).
En medarbejder i en "ensom" stilling har råd til at ankomme sent fra tid til anden, hvis de gør deres arbejde ordentligt og regelmæssigt forlader kontoret senere end forventet. Det har ingen indflydelse på andres arbejde. Omvendt har en medarbejder sent til et møde eller missioner i tæt samarbejde med forskellige kolleger ikke råd til regelmæssigt at komme for sent. Det kollektive arbejde ville blive stærkt forstyrret.
Det er derfor vigtigt at tage det nødvendige skridt tilbage og objektivt analysere forsinkelserne for at handle hensigtsmæssigt. Det er ikke så meget forsinkelsen i sig selv, der skal overvejes, men mere sidstnævntes konsekvenser for det kollektive arbejde, teamet, atmosfæren osv.
Når det er besluttet, at forsinkelsen virkelig er et problem, er det god praksis for lederen at føre en log over de forskellige forsinkelser, der bemærkes. Sidstnævnte vil udgøre et konkret og uomtvisteligt element i tilfælde af indkaldelse af den afdøde medarbejder. Desuden støtter dette register i tilfælde af gentagne forsinkelser, der er skadelige for virksomheden, beslutningen om at pålægge sanktioner.
-
Arranger et interview med den gentagne gerningsmand
Det næste trin for lederen, når forsinkelserne fra hans samarbejdspartner er blevet registreret skriftligt, er at indkalde den sidstnævnte ansigt til ansigt for at få en forklaring med ham og omformulere hans adfærd. Interviewet foregår naturligvis langt fra andre medarbejderes øjne og ører.
Afhængigt af de observerede forsinkelser og deres konsekvenser kan interviewet være mere eller mindre formelt. Målet er ikke at bedømme personen, men hans adfærd og at handle enten konstruktivt for at få ham til at adoptere en mere passende adfærd eller om nødvendigt anvende de sanktioner, der er fastsat i forordningen.
Det foretrækkes, så meget som muligt og altid afhængigt af alvorligheden af konsekvenserne, at søge at forstå årsagen til forsinkelsen (erne). Medarbejderen kan for et øjeblik gå igennem vanskelige øjeblikke i sit personlige liv, som fremkalder disse forsinkelser. I dette tilfælde er tanken at hjælpe ham med at iværksætte handlinger for at løse disse forsinkelser. Afhængigt af konteksten og årsagerne kan disse handlinger være flere (revision af arbejdstiden, oprettelse af fjernsdage, justering af medarbejderens skema osv.).
-
Lav en handlingsplan
Det sidste trin er enten at:
- planlægge sammen med den sidstnævnte passende handlinger for at korrigere denne adfærd og forhindre, at det sker igen. Overvåg og lykønsk indsatsen, gennemgå de gennemførte handlinger eller sanktionér, hvis forsinkelserne fortsætter.
- anvende de relevante sanktioner: advarsel osv.
Denne fil refereres til i: At være en god leder: praksis og værktøjer - Omramme en underordnet - Håndtering af svære personligheder
