At annoncere dårlige nyheder, uanset hvad det er, er en farlig øvelse for lederen, der kan være meget ubehagelig, især når han skal kommunikere elementer, som han ikke fuldt ud abonnerer på.
Ledelse og dårlige nyheder
Ledelsesmæssig kommunikation er en kunst, som det er vigtigt at mestre, når det kommer til at styre et team. Selvom det er relativt let at kommunikere i fredelige tider og levere gode nyheder, kan motion hurtigt blive til et mareridt, når det kommer til dårlige nyheder.
Nogle gange sidder fast mellem en sten og et hårdt sted, hans topledelse og sine medarbejdere, skal lederen forsvare virksomhedens interesser, men også hans teams interesser. Han kan opleve en stærk følelse af utilfredshed med sine medarbejdere, hvis han skal meddele et nyt, som han ikke fuldt ud støtter, selvom han forstår de bagvedliggende årsager (budgetnedskæringer, afskedigelser osv.).
Kommunikation er en integreret del af den ledelsesmæssige holdning. Det er faktisk lederens pligt at påtage sig sit ansvar og kommunikere konstruktivt med sit team, i gode tider som i dårlige tider. Disse kan antage forskellige former og varierende sværhedsgrader:
- Budgetnedskæringer
- dårlige resultater
- ikke-validering af et projekt
- manglende fornyelse af en kontrakt
- sanktioner for forsinket betaling på et projekts budget
- afslag på forhøjelse, forfremmelse, overførsel, betalt ferie mv.
- Advarsel
- afskedigelse
Afhængigt af konteksten, personligheden (e) foran, selve essensen af nyhederne og dens grad af betydning, vil lederen sørge for at kommunikere effektivt, samtidig med at han husker på, at han taler til en person.
Lytning, velvillighed, sund fornuft og empati vil derfor være påkrævet!
Hvordan sender du dårlige nyheder?
Der er ingen mirakelopskrift til at lave sådan en meddelelse og forvente, at de berørte medarbejdere reagerer, som om intet var hændt. Afhængigt af konteksten og graden af nyheden, og om det drejer sig om en enkelt person eller hele teamet, skal lederen tilpasse sin intervention.
Vi kan dog definere en fælles ramme for at forberede og annoncere dårlige nyheder.
Forbered dit budskab og din indsats
Den første ting, du skal gøre, før du annoncerer dårlige nyheder til en eller flere medarbejdere, er at forstå alle de små ting og sager:
- I hvilken sammenhæng blev beslutningen relateret til denne nyhed truffet?
- Hvorfor ? Hvad er årsagen til denne beslutning? Hvad var indsatsen?
- Hvem besluttede? Hvem blev hørt?
- Er dette den eneste mulige beslutning? Hvad var de andre muligheder?
Det er vigtigt for lederen at tage sig den tid, der er nødvendig for fuldt ud at forstå nyhederne, hvis den ikke kommer direkte fra ham for at kunne overføre oplysningerne på en relevant og forudsat måde og besvare eventuelle spørgsmål fra hans / hendes samtalepartner. .
Derudover er det også vigtigt for lederen at strukturere den måde, han meddeler nyhederne inden mødet på og forberede sig på de forskellige mulige reaktioner.
Det er passende for ham at tænke over den bedste indfaldsvinkel, finde de rigtige ord til at indkalde, til at nærme sig, til at levere, til at forklare og ikke til at skade samarbejdspartnerne. Han vil være i stand til at tænke over ordene, der er velkomne til at bruge. Ord, der vil informere samarbejdspartnerne fra begyndelsen af interviewet om mødets indhold. Målet er at forberede dem så lidt som muligt til offentliggørelsen.
Lederen kan kalde sine evner til empati og følelsesmæssig intelligens. Ved at forsøge at sætte sig i skoene hos sin samarbejdspartner - hvis funktion han kender, bliver det lettere for ham at finde de rigtige ord.
Vælg det rigtige tidspunkt og det rigtige sted
For at reducere virkningen af dårlige nyheder er det også vigtigt at vælge det rigtige sted - neutralt og af nysgerrighed - og hvornår man skal bryde det. Her igen, afhængigt af konteksten, indholdet og antallet af involverede personer, vil lederen vælge den mest passende løsning.
Det er dog oplagt ikke at vente. Når beslutningen er taget, er det vigtigt at formidle den hurtigt. Jo længere tid manageren tager med at bryde de dårlige nyheder, jo sværere bliver det for ham at gøre det. Desuden bør medarbejderen ikke høre om det på andre måder.
Vær direkte, mens du er diplomatisk
Den måde, hvorpå de dårlige nyheder vil blive annonceret af lederen, afhænger af reaktionen fra hans / hendes samarbejdspartnere. Kommunikation - verbal og non -verbal - får hele sin betydning her, fordi den mindste ansigtsbevægelse eller mikroudtryk i modsætning til de formulerede ord kan føre til en misforståelse, en fejlfortolkning af budskabet. Formålet er at fjerne enhver tvetydighed eller tvivl om indholdet af den overførte meddelelse.
Lederen skal være direkte, klar, præcis og samtidig forblive diplomatisk og bekymret over sin samtalepartner. Han skal være ægte og oprigtig, ikke overdrive det eller synes at være en hykler. Dårlige nyheder er svære at fordøje. Ingen grund til at tilføje mere med ord eller adfærd, der ville ringe falsk. Ingen grund til at tale om regnen eller det gode vejr eller at afvige fra et andet emne end nyhederne.
Find en balance mellem en kold, udtryksløs / uberørt kropsholdning ved at levere de dårlige nyheder og en alt for medlidenhed.
At forklare
Videregiv nyhederne ved at undgå at slå rundt i busken, men snarere ved at forklare præcist og ved at holde fast ved kendsgerningerne hvorfor denne beslutning såvel som den proces, der førte til den. Giv klare og præcise elementer.
Det er vigtigt, at den pågældende medarbejder er sikret, at denne beslutning ikke blev taget let eller på grund af hans chefs indfald, men på en rimelig måde efter en protokol, der er præcist defineret i virksomhedens regler.
Lederen kan således forklare sin medarbejder årsagerne til denne nyhed, processen fulgte, de mennesker, der blev konsulteret / involveret i denne beslutningstagning.
Lederen kan udtrykke over for sin samarbejdspartner sit ubehag over for den nævnte beslutning, hvis den ikke kommer fuldt ud fra ham, og at han ikke fuldt ud følger processen, men vil beholde sin kritik af protokollen eller måden at gøre det på for hans hierarki. Målet er ikke at miskreditere nogen over for andre medarbejdere - processen på plads, virksomhedsledelsen eller den pågældende medarbejder - og påtage sig deres ansvar som leder.
Vær forsigtig med ikke at gå ind i en debat om afgørelsens meritter eller karakter. Sidstnævnte blev begravet, og der er ikke tale om at gå tilbage over det.
At påtage sig deres ansvar
Dette er følgende punkt: Tag mod med begge hænder og antag beslutningen, uanset om den kommer helt fra dig selv eller ej. Lederen vil om muligt foretrække at dele de dårlige nyheder personligt. Han undgår at sende den via e -mail eller delegere denne sarte opgave til en tredjepart.
Ligeledes skal du ikke gemme dig bag en tredje person, bebrejde andre for beslutningen. Den ledelsesmæssige stilling indebærer at vide, hvordan man tager ansvar for, hvad der sker inden for hans team og træffer de rigtige beslutninger, uanset om de er synonyme med gode eller dårlige nyheder for teamet.
Velkomne reaktioner / følelser
Når først de dårlige nyheder er annonceret, er der en god chance for, at medarbejderne reagerer på en eller anden måde med mere eller mindre heftighed. Det er vigtigt for lederen at lade sin samtalepartner (e) naturligvis høre og reagere inden for rimelige grænser.
Lederen bliver nødt til at aktivere sine bløde færdigheder, især:
- følelsesmæssig intelligens: accepterer reaktionen på dårlige nyheder. Det er helt normalt at reagere på dårlige nyheder, som du ikke havde forventet.
- empati: ved at sætte sig selv i stedet for sine samtalepartnere giver lederen mulighed for bedre at forstå reaktionerne fra sine samarbejdspartnere og at byde dem bedre velkommen.
- aktiv lytning: lytter fuldt ud til reaktionerne - verbalt og ikke -verbalt sprog - og besvarer de stillede spørgsmål. De medarbejdere, der er berørt af de dårlige nyheder, skal / skal høres og tages i betragtning. Derudover kan indsamling af feedback på hans måde at gøre tingene også være konstruktiv for lederen.
- velvillighed: overlad tid til medarbejderne til at integrere nyhederne.
Bevæger sig fremad
Forklar, hvad der vil følge af beslutningen:
- faser efter offentliggørelsen af de dårlige nyheder - især i forbindelse med en afskedigelse eller en omstrukturering …
- implementering af nye direktiver eller annoncerede alternativer: ændring af software, ændring af procedurer mv.
- muligheder til rådighed for den / de berørte medarbejdere - især under et opkøb, omstrukturering, af / flytning osv.
- ændringer i teamet: drift, fordeling af opgaver, omstrukturering, rekruttering af en ny medarbejder, søgning efter nye leverandører, søgning efter billigere alternative løsninger osv.
Vær konstruktiv
Uanset hvilke nyheder der annonceres, bliver holdet nødt til at fortsætte fremad. Det er derfor vigtigt for lederen at allerede bygge de post-dårlige nyheder og præsentere de handlinger / ændringer, der har været efter dårlige nyheder.
Uanset om en enkelt medarbejder er bekymret eller et helt team, er det vigtigt at holde kursen og opretholde troppernes moral og effektivitet og samhørighed i bedste fald.
Denne fil refereres til i: Ledelseskommunikation - at vide, hvordan man sender en besked til dit team
