Dette sidste trin i beslutningsprocessen er afgørende. Når beslutningen først er taget, er det faktisk tid til konkret handling! Hvis lederen i sidste ende er den, der bestemmer, og hans medarbejdere skal gennemføre de trufne beslutninger, er applikationen ikke altid let.
Forbered dig på anvendelsen af en afgørelse
Der er truffet en beslutning. Nu er det tid til at anvende det i henhold til den definerede handlingsplan.
Normalt er der intet problem - eller meget lidt - hvis alle medarbejdere har været involveret i beslutningsprocessen og fuldt ud - eller næsten - køber sig ind i det, der er besluttet. Kort sagt, hvis implementeringen af beslutningen er blevet omhyggeligt forberedt opstrøms.
Den gode leder vil så have tænkt på:
- dele hans vision,
- organisere arbejdet effektivt,
- fordele roller og missioner på en relevant måde,
- sætte individuelle og kollektive mål,
- støtte sine medarbejdere i ændringen,
- etc.
Ting bliver hårde, når dette ikke er tilfældet, og medarbejderne er temmelig modstandsdygtige over for den nævnte beslutning - og den deraf følgende ændring. Disse modstande kan have forskellig oprindelse:
- beslutning truffet uden deres viden
- lederen ikke tager hensyn til spørgsmål, bemærkninger, modvilje fra sine medarbejdere,
- lidt eller dårligt forklaret proces,
- frygt for forandring,
- ingen support til lederen under hele processen,
- etc.
Denne modstand kan have mere eller mindre skadelige konsekvenser for teamet eller endda for virksomheden:
- blokeringer i medarbejdernes implementering af beslutningen,
- projektsabotage,
- afmatning i projektets forløb,
- skadeligt arbejdsmiljø,
- afgang af nogle medarbejdere,
- manglende gennemførelse af beslutningen,
- dårligt virksomhedsimage
- tab af nye markeder …
Enhver anvendelse af en afgørelse har uundgåeligt konsekvenser på forskellige niveauer, direkte eller indirekte knyttet til denne beslutning. Det er derfor vigtigt, at lederen korrekt forbereder anvendelsen af de beslutninger, der træffes for bedst at styre denne ændring, uanset om det er mindre eller større for hans team.
De forskellige faser af processen med at anvende en beslutning
Forbered dig på forandring
At nøjes med at gennemføre sin beslutning uden at tage konsekvenserne direkte eller indirekte af den i betragtning ville føre lederen direkte ind i væggen.
En beslutning kan faktisk kræve, at der træffes andre beslutninger, føre til implementering af alternative løsninger, påvirke andre teams eller støde på modstand, som man ikke ville have mistanke om.
Det er tilrådeligt at foretage denne refleksion opstrøms for applikationen og forberede sig på ændringen fra beslutningsprocessen.
Fremlæg handlingsplanen
Det handler om at bevæge sig ind i driftsfasen, fra ideen til det konkrete. Lederens rolle her er at indtage den rigtige ledelsesstilling og informere sine medarbejdere om den trufne beslutning, de forskellige handlinger, der skal træffes, de forskellige trin, der er nødvendige for at gennemføre beslutningen: hvad vil der blive gjort, hvornår, af hvem, hvorfor, hvordan, med hvad betyder.
Ideen her er, at alle fuldt ud integrerer det, der skal gøres, samt den rolle, de skal spille i dette projekt / ændring.
Det er derfor hensigtsmæssigt, at lederen på forhånd korrekt analyserer hver af sine samtalepersoners personlighed på forhånd for at tilpasse sin kommunikationsform og dermed lægge alle chancer på hans side med hensyn til denne præsentation. Giv skriftlig støtte til at ledsage den mundtlige præsentation såvel som visuals til at engagere alle former for personligheder.
Svar på spørgsmål og indsigelser
Dialog er afgørende. Lederen skal i denne sammenhæng tilskynde sine medarbejdere til at stille spørgsmål, dele deres frygt og tøven, give deres mening til kende, udtrykke deres følelser.
Det er vigtigt, at lederen hører sine medarbejderes bekymringer og reagerer på dem på en betryggende måde …
Involver hovedpersonerne
Jo mere lederen involverer sine medarbejdere i implementeringen af sin beslutning, jo mere motiveres de til projektets succes. Ideelt set vil lederen have sørget for at inkludere sine medarbejdere i udførelsen af handlingsplanen.
Overvåg fremskridt og håndhæv deadlines
For at beslutningen kan anvendes korrekt og for at være vellykket, bør lederen regelmæssigt overvåge alles fremskridt, sikre, at deadlines overholdes, forudse uforudsete begivenheder osv.
Kort om processen
Dette sidste punkt undervurderes ofte af ledere. En debriefing efter en beslutning er blevet truffet - eller After Action Review på engelsk - gør det imidlertid muligt at gøre status over, hvordan tingene blev udført og dermed lære for de næste beslutninger.
En debriefing efter handling giver dig mulighed for at udnytte oplevelsen til løbende at forbedre og maksimere teamsammenhængskraft.
Ledelsesmæssige færdigheder påkrævet
For at håndhæve sin beslutning skal den operationelle leder have bestemte specifikke ledelsesmæssige kvaliteter.
Evne til at kommunikere effektivt
Ledelsesmæssig kommunikation er en søjle i ledelsesmæssig praksis. Det giver lederen mulighed for at informere, dele oplysninger, præcist definere opgaver osv.
Som led i implementeringen af en beslutning indebærer god kommunikation blandt andet:
- tilpasse din kommunikationsform til dine samtalepartnere: tone, anvendt ordforråd, relevante visuals, præcise, klare og præcise skriftlige materialer.
- mestre ikke-verbalt sprog for bedre at formidle budskaber og sikre, at de er godt integreret, men også for at opdage enhver modvilje, misforståelser osv.
- lede et møde: passende faciliteringsstil, passende mødeformat, klar dagsorden, specifikke mål osv.
Aktiv lytning
En integreret del af lederrollen, fuld og aktiv lytning er afgørende for at blive hørt.
Aktiv lytning er:
- høre ud over ord, afkode ikke-verbalt sprog, stille spørgsmålstegn, omformulere for at sikre, at et element er korrekt forstået,
- sætte dig selv i din samtalepartners position for bedre at forstå deres reaktioner og synspunkter,
- udvise empati og venlighed,
- interagere intelligent,
- øge den kollektive intelligens
Ledelse og overbevisningskraft
En vis udstråling er afgørende for at håbe på succes i gennemførelsen af sine beslutninger. Den gode leder vil således sikre:
- være et eksempel og en drivkraft for sine medarbejdere,
- være selvsikker, mens du er fleksibel,
- hurtigt kunne overbevise,
- vide, hvordan man forhandler, opbygger en konsensus,
- forklare sine beslutninger …
Evne til at støtte forandringer
At kende og vide, hvordan man håndterer de forskellige faser af en forandring, er et vigtigt aktiv for den operationelle leder, som derfor skal kunne:
- analysere virkningerne af en beslutning,
- undersøge de tilstedeværende kræfter og bremser,
- etablere forhold mellem årsag og virkning for effektivt at formulere handlingsplanen,
- forudse modstand for bedre at overvinde det,
- berolige medarbejderne
- motivere dit team ved at understrege styrken ved beslutningen, når den først er implementeret,
- vis fleksibilitet til at komme videre på en konstruktiv måde og undgå at pege dit team …
Evne til at håndtere konflikter
At vide, hvordan man kan se begyndelsen på en konflikt og handle fra de første spændinger, er afgørende for at føre en beslutning til succes. Det er derfor interessant for lederen at kunne:
- dechiffrere det ikke-verbale for at identificere de uudtalte, nye spændinger og andre tegn på modstand.
- analyser problemerne: forsvar teamets interesser og bevar hver medarbejders interesser.
- Definer spændinger fra begyndelsen for at forhindre atmosfæren i at blive forringet og påvirke teamets effektivitet og produktivitet negativt.
- lette dialogen: lad alle udtrykke sig frit, fremme tolerance, synspunkter forskelligt …
Denne fil er refereret til i: Medarbejderledelse - Hvordan styrer man et team? - Beslutning: proces og faldgruber, der skal undgås
