Med hensyn til tidsstyring og organisation er Eisenhower-matricen et vigtigt og let at bruge værktøj. Dens kvadranter letter beslutningsstøtte til at prioritere opgaver. Find ud af, hvad der er anvendelsesområder, og hvordan du bruger det effektivt.
Præsentation af metoden
Mange metoder, før de blev brugt af ledere, var redskaber til militær strategi. Dette er tilfældet med denne matrix forestillet af Dwight David Eisenhower.
Udover at have været den 34. præsident i USA, var Ike med sit kaldenavn en mester i alle kategorier med hensyn til produktivitet. Og dette på forskellige områder. Hans hemmelighed? Et værktøj - en matrix mere præcist - der gør det muligt at prioritere let og effektivt i henhold til to akser: Betydning og hastende karakter. Dette giver dig mulighed for at tegne 4 forskellige kvadranter:
- Kvadrant 1 : vigtige og presserende opgaver,
- Kvadrant 2 : vigtige opgaver, men ikke hastende,
- Kvadrant 3 : uvæsentlige, men presserende opgaver,
- Kvadrant 4 : Ikke-vigtige og ikke-hastende opgaver.
Den hastende + / betydning + urskive er naturligvis topprioritet med hensyn til behandling. Opgaver, der hverken er presserende eller vigtige, falder ikke inden for de prioriterede mål. De kan endda opgives, hvis de virkelig er unødvendige.
Anvendelsesområder
Denne velkendte klassificering kan anvendes på mange områder, både i erhvervslivet og i privatlivet:
- styring af tid,
- organisering af sit arbejde,
- prioritering,
- beslutningstagning,
- delegation til en tredjepart …
Interesser og grænser
Denne metode har fordelen reflektere over prioriteringen af sine handlinger og tage et skridt tilbage sammenlignet med sidstnævnte.
Imidlertid er enkelheden vist ved første øjekast noget af en vildfarelse. Det er faktisk ofte reducerende at klassificere de opgaver, der skal udføres under disse 2 akser. Derudover kan den subjektive side af vores dom hurtigt være en bremse, når opgaverne ikke har en præcis deadline, eller når det kommer til at bestemme vigtigheden af en handling, der skal udføres eller ej.
Denne matrix er således indgangspunktet for en analyse, hvis mål for lederen især er at definere de opgaver, der skal delegeres. Afhængigt af den tid, der er til rådighed, og graden af betydning af den handling, der skal træffes, kan han beslutte, hvilke dele han kan overlade til en eller flere samarbejdspartnere. Målet er at bevare kontrollen over arbejdsbyrden og bruge merværdien klogt.
Hvordan bruges Eisenhower -matrixen?
De 2 akser - betydning og hastende karakter - gør det muligt at definere 4 kvadranter, der hver bestemmer karakteren af de elementer, den omfatter i henhold til disse 2 kriterier.
Betydning refererer til de opgaver, der holder dig i gang. Den er baseret på sidstnævntes indvirkning på andre elementer, men også på den merværdi, som dens realisering medfører.
Hastende henviser til opgaver, der kræver din umiddelbare opmærksomhed og er baseret på den tid, der kræves for at fuldføre sidstnævnte samt deres deadlines. Det er nogle gange svært at definere, om et emne er presserende eller ej, da det ofte afhænger af eksterne faktorer. Derudover er det meget subjektivt: Hastighedsgraden vil variere fra person til person afhængigt af, hvordan de har det med den pågældende opgave, knyttet til deres stresstilstand, deres færdigheder, deres erfaring, deres funktionsmåde osv.
For at fylde matricen effektivt er det således vigtigt at være objektive og være baseret på faktuelle og konkrete elementer i det omfang det er muligt.
For at bemærke det vigtigheden er frem for hastende.
Kvadrant 1: vigtige og presserende opgaver
Liste her:
- opgaver, der kræver super hurtig opmærksomhed og handling - endda øjeblikkeligt
- det elementer, der har indflydelse på dine mål ,
- det elementer, der har direkte konsekvenser for et projekts forløb ,
- -en Problem at løse hastende - konflikt, krise osv. -
- det vigtige opkald / e -mails, der skal håndteres hurtigt …
Nogle opgaver findes her, fordi de ikke er planlagt effektivt. Dette kan være tilfældet for fremstilling af en rapport eller en rapport, som du løbende har rapporteret - som oprindeligt ville have været placeret i kvadrant 2 eller 3 afhængigt af sagen - og hvis frist og betydning ikke lader dig andet valg end at gøre det en prioritet fra nu af til position i kvadrant 1.
Kvadrant 2: vigtige, men ikke hastende opgaver
Denne del vedrører vigtige opgaver, men for hvilke hastegraden er lavere end dem, der er placeret i kvadrant 1. Følgende skal derfor indtastes:
- missioner ikke har ingen forfaldsdato, men som har en vis grad af betydning for dig, dit team, din virksomhed osv.
- det elementer at planlægge i de kommende uger,
- øjeblikke dedikeret til strategisk ur ,
- det' udvikling af en handlingsplan , et projekt,
- det uddannelse , coaching …
Kvadrant 3: uvæsentlige, men presserende opgaver
Her er de "forstyrrende" elementer, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, men som ikke har nogen reel indflydelse på vores arbejde, såsom:
- behandlingen af nogle telefonopkald, e -mails, beskeder forskellige,
- det anmodning fra medarbejdere / kolleger / tjenesteudbydere har brug for presserende information, råd, en hjælpende hånd,
- det opgaver, der er vigtige for andre, men ikke vigtige for dig og fremskridt i dit arbejde,
- det elementer, du kan delegere til en tredjepart …
Kvadrant 4: hverken vigtige eller presserende opgaver
Denne sidste boks vedrører alle de parasitære og ubrugelige elementer, du skal opgive for mere effektivitet:
- dårlige vaner uproduktiv,
- distraktioner forhindrer dig i at komme effektivt frem (surfing på internettet, uønskede meddelelser osv.),
- tøven tidskrævende og sluger positiv energi,
- det drøvtygger på hvad du ikke har kontrol over …
Sammenfattende er Eisenhower -matrixen bestemt ikke perfekt og i sidste ende relativt vanskelig at bruge på en effektiv og relevant måde, men den har fortjenesten at implementere et interessant skridt tilbage i forhold til forvaltningen af vores mest værdifulde vare: tid samt bevidsthed om vores stresstilstand og vores måde at opfatte hastende - undertiden ganske relative.
Denne fil er refereret til i: Tidsstyring: effektivitet, produktivitet og ro - Beslutningsprocesser: processer og faldgruber, der skal undgås
